miércoles, 18 de mayo de 2016

LA CAPACIDAD DE PRIORIZAR

A veces, el estrés, los nervios, la elongación de horarios
laborales, no son tanto por exceso de trabajo y si por la falta de organización. Marcar unas prioridades semanales que nos ayuden a cubrir todas las tareas pero de manera coordinada y dentro de la semana nos pueden ayudar a rebajar tensiones y eliminar ansiedades.
En primer lugar y para poder poner en practica dicha norma, es imprescindible definir perfectamente las labores, responsabilidades y compromisos de todas las personas pero manteniendo un curso lógico. Hay que saber que es imprescindible y que se puede esperar, dentro de un marco lógico profesional pero también es necesario que sepamos cuando terminar las ocupaciones. Rendir no es solo terminar el trabajo y desarrollar un trabajo de calidad, también es descansar cuando se debe para que nuestra atención se encuentre fresca para abordar un nuevo día de manera ágil.

El tener una agenda, no significa tener que llenarla para demostrar lo ocupados que estamos y la cantidad de cosas que debemos hacer y de la que somos responsables. Una agenda es para apuntar las tareas y poder gestionarlas de manera cómoda dentro de un horario racional y con alguna pausa para pensar y relajar el estrés que pueda suponer una jornada intensa. Las agendas deben ser realistas y pensadas teniendo en cuenta las horas que tendremos disponibles no las que quisiéramos o necesitaríamos.

El motivo por el cual no seamos capaces de atender nuestras responsabilidades es debido, entre otras cosas  a :

·         No tener una organización interna coherente
·         No delegar en las personas correctas, suponiendo que las tengamos.
·         Aceptar más responsabilidades de las que podemos gestionar
·         Acaparar sin pensar que esto nos puede perjudicar profesionalmente
·         Invertir demasiado tiempo en temas poco importantes
·         No estructurar diariamente las tareas por orden de urgencia

Lo que sin duda, hay que tener en cuenta y no olvidar es que ninguna situación puede hacer que reaccionemos de manera inapropiada o nos afecte de manera inapropiada. Todo tiene que fluir y si en algún momento sufrimos una reacción, esta debe ser de instante para volver a la calma y darnos tiempo de pensar y de reaccionar con coherencia evitando que las situaciones nos dominen. Si nos dominara debemos pensar que es lo que estamos haciendo mal o lo que no deberíamos repetir.
Ser responsable, nunca puede justificar ni nuestra salud ni una actitud agresiva debido a la impotencia que nos provoca una situación desbordante.

Si pensáramos en las veces que hemos reaccionado de manera desproporcionada a una situación nimia creando un problema o un roce innecesario por no emplear un poco más de tiempo en responder o interpretar debidamente un correo, dar muchas vueltas a una situación básica o carente de importancia, nos daríamos cuenta de la cantidad de disgustos, malos ratos e imagen negativa que podemos dar al exterior y que podríamos evitarnos. No olvidemos nuestro caballo de batalla, las emociones, que a veces nos llevan a situaciones extrañas dañando todo aquello que nos rodea.

Algo que nos puede ayudar a todos, es tener en cuenta como Eisenhower organizaba su agenda y priorizando entre lo importante y lo que podía ser descartable. A esto el lo bautizo como la Matriz de Eisenhower:
1.       Las cosas urgentes e importantes hay que hacerlas inmediatamente.
2.       Las cosas urgentes pero no importantes delego la labor
3.       Las cosas no urgentes pero importantes, se planifican en la agenda.
4.       Las cosas no urgentes y no importantes, hay que eliminarlas.

Si realmente leemos y pensamos dicha matriz, veremos como la energía fluye y el bloqueo debido al exceso de responsabilidades y cosas urgentes será mas llevadero. Pero lo mas importante, es pensar en las situaciones y tareas siendo capaz clasificar cada tarea como es debido.
Montserrat A

THE ABILITY TO PRIORITIZE
Sometimes, stress, nerves, elongation of working hours are not so overwork and if the lack of organization. Mark a weekly priorities to help us cover all tasks but in a coordinated manner and within a week we can help reduce stress and eliminate anxiety.
First and to be able to implement that standard, it is imperative perfectly define the tasks, responsibilities and commitments of all people while maintaining a logical course. You have to know that it is essential and can be expected within a professional logical framework but also need to know when to end the occupations. Pay is not just finish the job and develop quality work is also rest when it is due to our attention be cool to tackle a new day of agile.

Having an agenda, does not mean having to fill to show how busy we are and the amount of things we must do and we are responsible. An agenda is to target assignments to manage comfortably within a rational and with some pause to think and relax the stress that may involve an intense day schedule. Agendas should be realistic and designed taking into account the hours that we have available or not what we would need.

The why not be able to meet our responsibilities is due, among other things:

• Not having a consistent internal organization
• Do not delegate to the right people, assuming that we have.
• accept more responsibilities than we can manage
• Hoarding without thinking that this can harm us professionally
• Investing too much time on unimportant issues
• No structured daily tasks in order of urgency

What undoubtedly be taken into account and not forget it is that no situation can make react inappropriately or improperly affect us. Everything has to flow and if at any time we suffer a reaction, it must be time to return to calm and give us time to think and react consistently avoiding situations overpower us. If we dominate we think that is what we are doing wrong or what we should not repeat.
Be responsible, you can never justify or our health nor an aggressive attitude due to impotence caused us an overwhelming situation.
If we think about the times you have reacted disproportionately to a trivial situation by creating a problem or unnecessary rubbing not use a little more time to respond or properly interpret an email, take many turns to a basic or lacking important situation, we would realize how much trouble, bad times and we can give negative image abroad and we could avoid us. Let us not forget our workhorse, emotions, which sometimes lead to strange situations damaging everything around us.

Something that can help us all, is to consider as Eisenhower organized their agenda and prioritizing between the important and what could be ruled out. To this the baptize as Eisenhower Matrix:

1. urgent and important things have to be done immediately.
2. Urgent but not important things I delegate the work
3. Non-urgent but important things, are planned on the agenda.
4. Non-urgent and not important things need to be removed.

If you really read and think this matrix, we see how energy flows and blockage due to excessive responsibilities and urgent things will be more bearable. But most importantly, think about the situations and tasks being able to classify each task properly.


Montserrat A