Este es un tema casi tabú . El
motivo es sencillo: se
Las reuniones son ,normalmente para clarificar situaciones, explicar
estrategias o políticas de empresa, necesidades, etc… pero al final salimos de
ellas sin tener claro a que hemos entrado y que se espera de los asistentes.
Además, y debido a las nuevas
tecnologías, tenemos una herramienta más para pasar el rato en dichas
reuniones, el móvil, los mensajes, la llamada, el pedido… sea para que el jefe vera lo activos que
estamos o somos o solo por no quedarnos dormidos ya que a nadie le interesa lo que
se está explicando. Y eso es muy a menudo.
Muchos de vosotros que estáis
leyendo esto diréis, bueno…. Si hay reunión es para explicar algo y tomar
medidas a poner en práctica para solucionar el posible problema o alcanzar un
objetivo? Cierto, pero no se hace, nadie toma la iniciativa de “mojarse” y
tomar decisiones que deban seguir todo el grupo y hacer seguimiento de ello…
por ello, en muchas ocasiones a nadie le interesa ese tipo de reunión porque al
final todo cae en saco roto.
No podemos confundir una reunión
con un grupo de trabajo o trabajar en equipo, creo que en España se confunden
estos términos y las reuniones son para empoderar al jefe mientras los
subordinados boquean toda una mañana de trabajo en su agenda por una reunión.
Al final ¿son productivas estas
reuniones? Creo que no, por lo menos, de la manera que yo las he vivido y
muchos de nosotros también.
Hay reuniones que empiezan con
una vez a la semana y duración de 15 a 30 minutos, con una agenda definida y
con intervenciones marcadas por un tiempo máximo de exposición. Hay un
objetivo, hay un porqué. Pero esto se va incrementando en el tiempo. De 30
minutos a 50 y luego una hora y media…. Escuchando … no puedo , estoy reunida.
Un mantra que aparece más veces en nuestra agenda de lo necesario. El resumen
es que lo que empieza como algo útil y con un objetivo termina por ser
soporífero y carente de interés para todos los asistentes.
Los trabajadores perdemos un 24%
de nuestra jornada laboral en llamadas y reuniones y otro 17% en consultar el
correo electrónico. En total esto se lleva una hora y 43 minutos de nuestro
tiempo diario, según un estudio de la empresa WorkMeter realizado en 107
compañías españolas. El 91% de los
asistentes a estas charlas se distrae, el 39% se duerme en algún momento y el
73% hace otras cosas (dibujos, asiente con la cabeza, toma apuntes que no se
miran más…).
La opinión de José Ramón Pin,
profesor de dirección de Personas del IESE, la primera premisa para que una
reunión sea efectiva es que tenga un orden del día con los temas a tratar y que
cuente con una preparación previa. “Las que duran más de dos horas suelen ser
improductivas. Deben tener marcada una hora de inicio y otra de salida”.
Un factor importante para mejorar
su eficacia es que haya un moderador que controle y limite los tiempos. Además,
es conveniente que exista un acta final que recoja las conclusiones del evento.
Otro factor a tener en
cuenta es la congregación de demasiadas personas para evitar suspicacias pero
debe existir un protocolo que explique a los que no asisten los motivos de su
ausencia para evitar los celos profesionales.
El correo electrónico es
otro de los principales factores de distracción La gente interrumpe su tarea
muchas veces al día para consultar el email y nuestro cerebro necesita una
media de dos minutos y medio para recuperar la concentración, con lo que se
pierde bastante tiempo con estas pausas.
Ahora el objetivo es
buscar la vía más sencilla para solucionar temas complejos que cada día son más
necesarios. Quizás es secreto está en organizaciones horizontales, flexibles y
colaborativas con grupos de trabajo pequeños y autónomos.
Montserrat A
WORK MEETINGS
This is an almost taboo subject. The reason is
simple: meetings are convened to work, expose ideas, explain situations, report
what is done right or wrong or simply what the company is interested or not.
Mass meetings are still being convened in attendance and topics although in the
end no one knows for what and for what purpose.
The meetings are usually to clarify situations,
explain strategies or company policies, needs, etc ... but in the end we leave
without having clear to what we have entered and what is expected of the
attendees.
In addition, and due to new technologies, we
have an additional tool to spend time in such meetings, the mobile, messages,
call, order ... or so the boss will see the assets that we are or are or just
not stay Asleep because nobody is interested in what is being explained. And
that is very often.
Many of you who are reading this will say, well
.... If there is meeting is to explain something and take action to implement
to solve the potential problem or achieve a goal? True, but not done, nobody
takes the initiative to "get wet" and make decisions that should
follow the whole group and follow up on it ... so, in many cases no one is
interested in that type of meeting because in the end everything falls into
Broken bag
We can not confuse a meeting with a work group
or work as a team, I think in Spain these terms are confused and the meetings
are to empower the boss while the subordinates gasp a whole morning of work on
their agenda for a meeting.
In the end, are these meetings productive? I
think not, at least, the way I have lived them and many of us as well.
There are meetings that start with once a week
and duration of 15 to 30 minutes, with a defined agenda and interventions
marked by a maximum time of exposure. There is a goal, there is a why. But this
is increasing over time. From 30 minutes to 50 and then an hour and a half ....
Listening ... I can not, I'm gathered. A mantra that appears more times in our
agenda than necessary. The summary is that what starts as something useful and
with a goal ends up being soporific and lacking in interest to all attendees.
The workers lose 24% of our working day in
calls and meetings and another 17% in consulting the email. In total this takes
an hour and 43 minutes of our daily time, according to a study of the company
WorkMeter conducted in 107 Spanish companies. 91% of those attending these
talks are distracted, 39% fall asleep at some point and 73% do other things
(drawings, nods, takes notes that do not look more ...).
The opinion of José Ramón Pin, professor of
People Management at IESE, the first premise for a meeting to be effective is
that it has a agenda with the topics to be discussed and that it has a previous
preparation. "Those that last more than two hours are often unproductive.
They must have a start time and an exit time. "
An important factor to improve its
effectiveness is that there is a moderator who controls and limits the times.
In addition, it is desirable that there be a final act that includes the
conclusions of the event.
Another factor to take into account is the
congregation of too many people to avoid suspicions but there must be a
protocol that explains to those who do not attend the reasons for their absence
to avoid professional jealousy.
E-mail is another of the main distracting
factors People interrupt their task many times a day to consult the email and
our brain needs an average of two minutes and a half to regain concentration,
which is lost enough time with these breaks .
Now the goal is to find the easiest way to
solve complex issues that are increasingly needed. Perhaps it is secret is in
horizontal organizations, flexible and collaborative with small and autonomous
working groups.
Montserrat A
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